Krajowy System e-Faktur to rewolucja, którą szykuje rząd.
Jeszcze nie wszyscy przedsiębiorcy wiedzą, że Krajowy System e-Faktur to wielka zmiana, która dotknie firmy płacące VAT. Czeka nas rewolucja, ale jest czas na przygotowanie się do spełnienia nowych wymogów, system zacznie obowiązywać wiosną 2026 roku.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma, którą wprowadziło Ministerstwo Finansów. W skrócie to ogólnopolski system, którego celem jest pośredniczenie w wystawianiu, otrzymywaniu oraz przechowywaniu faktur ustrukturyzowanych, czyli e-faktur. System ten ujednolici sposób rozliczania się pomiędzy wszystkimi przedsiębiorcami, usprawni komunikację między podatnikami a administracją podatkową a także będzie zapobiegać oszustwom podatkowym.
Szacuje się, że każdego dnia przez system przepływać będzie nawet 100 mln faktur. Będzie działał tak, że po zakończeniu sprzedaży podatnik powinien łączyć się z KSeF, aby wystawiona faktura została zarejestrowana i aby został nadany jej odpowiedni numer. Co jeśli tego nie zrobi? Według założeń projektowych kary mogą wynieść do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną wynoszącą do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF.
Warto być przygotowanym na rewolucyjne zmiany zdecydowanie wcześniej, by po ich wejściu uniknąć błędów, kar i w konsekwencji kontroli, postępowań, czy odpowiedzialności karnej skarbowej.
5 czynności, które firma musi podjąć, aby zdążyć z wdrożeniem KSeF:
1. Zinwentaryzuj procesy, w których bierze udział faktura sprzedaży oraz faktura zakupu.
- Wskaż osoby odpowiedzialne za proces e-fakturowania w firmie i zapewnij im dostęp do wiedzy o KSef – możesz skorzystać z materiałów udostępnianych przez Ministerstwo Finansów lub np. płatnych szkoleń.
- Zapewnij swojej firmie dostęp do KSeF.
- Zacznij testować narzędzia do obsługi KSeF, które są już dostępne na rynku.
- Zweryfikuj gotowość swojego oprogramowania do obsługi procesu e-fakturowania.
Największe firmy już od miesięcy szykują się do obsługi KSeF a dostawcy oprogramowania przygotowują niezbędne aktualizacje. Wynika to z tego, że Ministerstwo Finansów brało pod uwagę możliwość wejścia w życie nowych obowiązków wynikających z KSeF już w lipcu 2024 roku. Na szczęście dla wielu przedsiębiorców termin został odroczony o blisko 2 lata, a co za tym idzie, mają oni czas na testowanie rozwiązań i oprogramowania, które już powstały i są dostępne na rynku.
Zamiany na plus
Wśród korzyści płynących dla podatników z rejestrowania faktur w KSeF na pewno warto wymienić standaryzację e-faktury. Od tej pory będzie istniał jeden wzór oraz format, co pozwoli uniknąć wielu dotychczas pojawiających się pomyłek oraz nieprawidłowości podatkowych.
Osoby, które już zaczęły korzystać z KSeF otrzymują szybciej zwrot podatku VAT – zamiast 60 dni ich czas oczekiwania został skrócony do 40.
Krajowy System e-Faktur stanowi również usprawnienie dla podatników w innych kwestiach. Po pierwsze wszystkie wystawione dokumenty są w nim archiwizowane przez okres 10 lat, zatem nie będzie obowiązku gromadzenia ich w formie papierowej. Po drugie dostęp do faktur jest o wiele łatwiejszy – wystarczy zalogować się do systemu, by odnaleźć interesujący nas dokument. W ten sposób wyeliminowano również problem „zaginionych” dokumentów, które do tej pory nie docierały do kontrahenta tradycyjną pocztą lub trafiały do spamu mailowego.
